GDPR-WETGEVING

Studio Kloek BV neemt uw rechten bij gegevensverwerking serieus. In dit document legt Studio Kloek BV uit hoe uw persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en gebruikt. Dit vormt het algemene beleid van Studio Kloek BV met betrekking tot gegevensverwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is Studio Kloek BV, gevestigd te Diestsesteenweg 220, 3010 Kessel-Lo, KBO-nummer BE0743.641.689. Voor vragen over deze verklaring of ons beleid kunt u contact opnemen met architect-zaakvoerder Pieter Cloeckaert (pieter@studiokloek.be). Voor vragen die verder gaan dan eenvoudige inlichtingen kunnen wij u vragen om u te identificeren, zodat we zeker zijn dat we de juiste informatie aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt Studio Kloek BV gegevens?

Studio Kloek BV verzamelt en verwerkt uw gegevens wanneer u als klant gebruikmaakt van onze architecten- of EPB-diensten of op andere wijze contact met ons opneemt. Deze activiteiten vallen onder “klantenbeheer” en omvatten met name de uitvoering van projecten die we met u overeenkomen.

Als u leverancier bent, verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen voor de levering van producten of diensten, wat we samenvatten onder “leveranciersadministratie”. Daarnaast verwerken we uw gegevens als klant of leverancier voor het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten, wat valt onder “boekhouding”.

In sommige gevallen verwerken wij ook gegevens van prospects (personen zonder contact of contract met ons) met als doel u onze diensten voor te stellen (direct marketing). Tot slot kunnen we gegevens verwerken die relevant zijn voor onze activiteiten, zoals communicatie of public relations. Uw gegevens worden opgeslagen op onze server, die wordt ondersteund door een cloudback-up.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Studio Kloek BV?

Wij verzamelen gegevens die u ons verstrekt, evenals gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project waarvoor u ons inschakelt. Dit omvat uw naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens (zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer), gegevens over uw gezinssamenstelling, budget voor het (ver)bouwproject, en uw rijksregisternummer voor aanvragen in de omgevingsvergunning.

Deze gegevens worden doorgaans rechtstreeks door u aangeleverd, maar kunnen ook afkomstig zijn van derden waarmee u samenwerkt. Dit kan ook informatie over uw toekomstige projectplannen en interesses omvatten. Financiële gegevens worden verwerkt in het kader van de boekhouding, en gegevens over uw functie en activiteiten worden gebruikt voor communicatie of public relations. Uw gegevens worden bewaard gedurende de volledige looptijd van de samenwerking/overeenkomst, plus een bijkomende periode van 10 jaar voor aansprakelijkheidsdoeleinden.

Hoe verzamelt Studio Kloek BV uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens wanneer u (papieren of elektronische) formulieren invult, of via gesprekken, telefonisch contact of e-mailcommunicatie. Gewoonlijk ontvangen we deze gegevens rechtstreeks van u, maar soms kunnen we ook gegevens onrechtstreeks verkrijgen, bijvoorbeeld van medewerkers van leveranciers. Bij direct marketing kan het voorkomen dat wij uw gegevens van derden verkrijgen; wij zullen u informeren over de herkomst van uw gegevens.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door Studio Kloek BV?

Wij verwerken uw gegevens in eerste instantie op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben, voortvloeiend uit uw opdracht en het contract dat we met u sluiten. Dit geldt ook voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor boekhoudkundige doeleinden.

Wanneer verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de contractuele relatie, zoals bij direct marketing en communicatie/public relations, is deze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder het recht op vrije onderneming en informatie. We zorgen ervoor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten, bijvoorbeeld door u het recht van verzet te bieden.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden voornamelijk intern verwerkt voor klantenbeheer, leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations door de verantwoordelijke afdeling. Gegevens kunnen worden gedeeld met externe verwerkers voor specifieke diensten, maar altijd onder onze controle.

Behoudens uw verzet kunnen gegevens ook worden gedeeld met andere ondernemingen (zoals tijdelijke verenigingen, ir. Stabiliteit, ir. Technieken) waar Studio Kloek BV mee samenwerkt. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om gegevens aan overheidsinstanties te verstrekken. We zullen altijd controleren of aan de voorwaarden voor gegevensoverdracht is voldaan. Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties, tenzij in het kader van cloudservices. In dat geval zorgen we ervoor dat de dienstverlener in een land met een adequaat beschermingsniveau is gevestigd of dat er een overeenkomst ter bescherming van uw rechten is gesloten.

Uw rechten

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij over u verwerken in te zien, te verbeteren of te laten wissen. U kunt dit verzoek indienen bij architect-zaakvoerder Pieter Cloeckaert (pieter@studiokloek.be), met een bewijs van uw identiteit. Dit doen wij om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet worden verstrekt aan onbevoegden.

Als wij uw gegevens verwerken voor direct marketing, kunt u zich daartegen te allen tijde verzetten door contact op te nemen met Pieter Cloeckaert. Indien uw gegevens worden gedeeld met andere ondernemingen, kunt u zich ook daartegen verzetten. Houd er rekening mee dat het wissen van uw gegevens kan betekenen dat we onze contractuele verplichtingen niet kunnen nakomen, of dat gegevens die nodig zijn voor de 10-jarige aansprakelijkheid gewist worden.

Als u niet tevreden bent met de verwerking van uw gegevens door Studio Kloek BV, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Wijzigingen

Studio Kloek BV behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of het beleid te wijzigen. Wijzigingen worden via de website aan gebruikers meegedeeld. De volledige policy is ook te vinden op onze website.